Стратегії організаційних змін та їх успішна реалізація
28 Жовтня, 2022 5:45 pm
Успішна організаційна трансформація може відбутися тоді, коли ви зможете вплинути не тільки раціонально, але й залучити емоційно тих, кого стосуються зміни. Для цього вам потрібно розробити процес змін і створити контекст, який уможливить такі зміни.
Зміст та суть організаційних змін можуть варіюватися від цифрової трансформації компанії до появи нового генерального директора в організації. Коли відбувається серйозний перехід — чи в царині інструментів, чи процесів, чи людей — компанії повинні забезпечити безперебійну роботу та сприйняття співробітниками змін. Якщо компанії не готові до потенційних зривів та кардинальних змін у процесі переходу, цілі організаційних змін можуть бути не досягнуті.
Коли застосовуються методи управління організаційними змінами, компаніям стає легше орієнтуватися в складних переходах з одного стану до іншого. Наприклад, якщо співробітники чинять опір змінам, компанії можуть надати чіткі, послідовні вказівки, які допоможуть їм адаптуватися до нових процесів і інструментів. Маючи надійний план трансформації, компанії можуть оцінювати прогрес і збирати відгуки протягом зміни, щоб переконатися, що основні етапи досягнуті.
Управління організаційними змінами також має ключове значення для підтримки позитивної корпоративної культури. Коли зміни нав’язуються працівникам без створення довірчого та сприятливого середовища, культура організації страждає.
Що таке управління організаційними змінами?
Організаційні зміни відносяться до дій, під час яких компанія або бізнес змінює основний компонент своєї організації, наприклад культуру, базові технології чи інфраструктуру, які вона використовує для роботи, або свої внутрішні процеси.
Управління організаційними змінами – це процес спрямування організаційних змін до успішного вирішення, який зазвичай включає три основні фази: підготовку, впровадження та подальше виконання.
Управління організаційними змінами є, так би мовити, людським елементом організаційних змін. Це передбачає застосування структури, орієнтованої на людей, до бізнес-переходів для забезпечення позитивних переваг. Коли бізнес рухається до бажаного майбутнього стану, керівники повинні переконатися, що співробітники не “залишаться позаду”. Лідерам, які бажають покращити свої навички управління змінами, потрібно буде розвинути компетенції як у сфері управління бізнесом, так і в психології та лідерства.
Підприємства трансформуються з різних причин. Вони можуть працювати над розширенням діяльності в нових галузях, зміцненням позицій на ринку, зниженням витрат або підвищенням ефективності роботи. Управління змінами — це системний підхід, який застосовує спеціальні інструменти, ресурси та знання для мінімізації негативних наслідків таких переходів.
У цій статті ми розглянемо типи управління змінами, які виникають, і стратегії, які використовують компанії для ефективного керування змінами. Ми також розглянемо деякі приклади компаній, які провели успішні програми управління змінами, як-от перетворення Apple на постачальника сучасних продуктів, а також компанії, які не змогли подолати виклики управління змінами.
Чому вміння управляти змінами в організаціях таке важливе?
Щоб зрозуміти, що таке управління організаційними змінами, потрібно знати, чому це важливо. Ефективні методи управління змінами можуть допомогти компаніям успішно реалізувати ряд позитивних переходів, таких як:
- Прийняття нових технологічних систем
- Закріплення нових процесів
- Інтеграція придбаного бізнесу
- Реструктуризація підрозділів і керівників тощо
Хочете зрозуміти, чому люди поводяться певним чином в організаціях?
Запрошуємо на курс “Управління людьми, процесами та організацією” 
Единбурзької бізнес-школи. Дізнайтеся, що мотивує співробітників, як розвивати та керувати ефективними командами в різних умовах, як розробити ефективну структуру, як сприяти організаційним змінам тощо. Більше про курс >
Якщо під час організаційної трансформації не враховувати залученість і задоволеність працівників, нові системи та процеси можуть бути відхилені, що призведе до великих витрат і порушень робочих процесів. Сильне почуття командної роботи має важливе значення для ефективного впровадження змін і підтримки контролю над витратами, особливо тому, що фірми все більше прагнуть досягти підвищення продуктивності.
Швидкий розвиток технологій також стимулює попит на ефективне управління змінами. Оскільки компанії намагаються запровадити новітні інструменти аналізу даних, автоматизувати процеси та досліджувати штучний інтелект, важливо мати спритну та обізнану робочу силу. Працівники повинні бути інноваційними та легко переходити на нові ролі.
Хто забезпечує управління змінами?
Коли компанія планує серйозну трансформацію, наприклад, вийти на біржу або запустити ключовий продукт, вона може сформувати команду управління змінами із керівників і менеджерів персоналу. Усі члени команди повинні ознайомитися з концепціями управління змінами, щоб допомогти їм керувати та підтримувати їх під час процесу.
Команду часто очолює фахівець із управління змінами, який може поділитися досвідом щодо стратегій переходу. Таким керівником може бути менеджер з персоналу (HR), який має досвід організаційних змін, або топ-менеджер компанії, наприклад генеральний директор, який має певні навички чи навчався на управлінських програмах, наприклад, МВА. В програмі МВА Единбурзької бізнес-школи велика увага приділяється “human-related” дисциплінам. Дізнайтеся більше >
Стратегії організаційних змін
- Організаційні зміни можуть бути складними, вимагаючи ретельного планування та добре налагоджених процедур, щоб завоювати схвалення та співпрацю співробітників. Організації, можливо, доведеться багато разів змінювати філософію та цілі під час трансформації, створюючи сильний, гнучкий набір вказівок, необхідних для успіху.
Організація повинна пройти кілька етапів планування, щоб підготуватися до майбутніх змін.
1. Створіть команду, відповідальну за впровадження змін:
Бізнеси повинні визначити членів команди, які мають бути безпосередньо залучені до етапів планування змін. Сюди, як правило, входять топ-менеджери, HR-менеджери та керівники ключових відділів. Керівники повинні визначити, як команда буде функціонувати, включаючи розподіл ролей в команді, завдань і обов’язків, встановлення часу зустрічей і окреслення методів спілкування (використати інструменти управління проєктами). Ця команда має розробити бачення та встановити цілі, які мають бути донесені всій організації під час змін.
2. Оцініть вплив:
Наскільки велика зміна очікується? На скільки відділів це вплине та якою мірою? Які посади потрібно буде оновити? Які витрати буде понесено? Компанії повинні переглянути існуючу організаційну структуру, щоб побачити, як вона витримає зміни. Можливо, знадобиться найняти працівників і менеджерів з новими навичками, можливо, доведеться когось перепризначити на більш відповідні ролі.
3. Створіть графік:
Команда, яка займається змінами, повинна скласти графік того, як трансформацію буде імплементовано на кожну ланку органіщації. Деякі більші зміни, можливо, доведеться реалізовувати поетапно. Команда також повинна визначити міри успіху та визначити потенційні перешкоди, які можуть уповільнити прогрес на цьому шляху. Для цього у нагоді будуть навички управління проєктами. Метою курсу “Управління проєктами” (Delivering Successful Projects) 
британської програми МВА є саме розвиток у менеджерів необхідних навичок для розробки, планування, контролю та реалізації проєктів, щоб забезпечити успішну реалізацію бізнес-цілей з використанням практичних напрацювань з управління проєктами. Дізнайтеся більше >
4. Визначте потенційні проблеми з людьми:
Лідери повинні передбачити, як працівники можуть відреагувати на зміни в культурі чи роботі, особливо якщо робоче навантаження збільшиться. Запровадження нових інструментів і процесів може викликати серйозні розчарування та вимагати значної управлінської підтримки. Звільнення колег також може мати негативний вплив на працівників, які залишилися. Компанії може знадобитися використовувати інструменти оцінки, такі як самооцінка, щоб визначити готовність робочої сили. Їм також може знадобитися задіяти інструменти коучингу, щоб переконатися, що співробітники мають необхідну психологічну підтримку. Як застосовувати лідерство на практиці студенти вивчають на курсі “Лідерство: теорія та практика“. Подробиці курсу >
5. Повідомте ключових співробітників:
Після того, як команда відповідальна за зміни розробить свою стратегію, вона повинна переконатися, що всі лідери та менеджери організації підтримали зміни, перш ніж поширювати їх серед співробітників. Ці менеджери відповідатимуть за ознайомлення членів команди з баченням та очікуваннями, пов’язаними з планом переходу, і повинні бути готові надати додаткове навчання та моральну підтримку.
Стратегії змін
Добре розроблені стратегії управління організаційними змінами можуть призвести до підвищення ефективності, міцнішої командної роботи та покращення фінансових результатів. Підприємства повинні приділити час розробці правильних стратегій, щоб уникнути негативних наслідків.
- Говоріть правду. Лідери повинні переконатися, що причини змін легко зрозуміти. Необхідно створити відчуття терміновості навколо того, чому бізнес потребує трансформації, чи то для боротьби з конкурентними викликами, чи для задоволення мінливих потреб клієнтів, чи для переходу на сучасні технології, які покращать бізнес. Повинна застосовуватися концепція відкритих дверей, щоб співробітники могли зробити свій внесок. Прикрашання причин змін і викликів, які з ними пов’язані, лише відштовхує працівників і викликає недовіру.
- Залучайте співробітників. Співробітники мають вірити, що зміни покращать бізнес і що вони отримають користь від переходу. Організаційні перетворення є найуспішнішими, коли працівники відчувають себе залученими, уповноваженими, необхідними та підтриманими. Компанії можуть запропонувати програми коучингу, засоби особистого розвитку та системи винагород, щоб підтримувати позитивний моральний дух. Внесок співробітників має бути зібраний протягом усього процесу, щоб визначити, чи потрібно коригувати стратегії чи часові рамки.
- Демонструйте позитивне налаштування. Лідери ініціатив щодо змін можуть звертатися до емоцій співробітників. Коли працівники стикаються зі змінами, вони потребують позитивного заохочення та натхнення від керівників. Згідно зі статтею «10 принципів трансформації робочої сили» від Strategy+Business, керівники можуть проявляти співчуття, усвідомлюючи, як занепокоєння та втома можуть вплинути на продуктивність. Керівники повинні уникати нав’язування негативу працівникам, висловлюючи власний гнів або сумніви.
- Впроваджуйте зміни з почуттям перспективи. Хоча організаційні зміни часто дорівнюють прогресу, працівники виграють від відчуття стабільності та мети. Керівники повинні пов’язати нове, трансформаційне бачення з довгостроковою стратегією компанії, вшановуючи історію організації та її минулі успіхи. Коли працівники мають чітке уявлення про те, де була компанія і куди вона йде, вони більше інвестують у трансформацію.
- Будьте наполегливими. Організаційні перетворення не відбуваються миттєво. Більшість успішних змін розгортаються поступово, щоб забезпечити безперебійний перебіг операцій. Лідери повинні проявляти наполегливість у відстеженні змін і бачити, коли напрямок відхиляється від цілей. Команда управління змінами повинна переглядати цілі та часові рамки протягом всього процесу, щоб визначити, чи потрібні коригування. Часті опитування можуть допомогти керівникам оцінити відданість співробітників, і може знадобитися втручання для груп або окремих осіб, яким важко прийняти зміни
- Використовуйте онлайн-інструменти та ресурси. Низка інструментів може бути корисною для планування та впровадження організаційних змін. Такі інструменти, як Prosci ADKAR Model — модель для планування програм управління змінами, Creately — онлайн-інструмент для створення блок-схем та інших діаграм змін, діаграма Ганта — графік відстеження часових шкал для програм змін, The Change Compass — хмарна платформа для аналітики змін та планування тощо
Приклади організаційних змін
Організаційні зміни можуть охоплювати велику кількість ситуацій, від банкрутства та скорочення робочої сили до придбання та перетворення продуктів. Ці зміни необхідні найбільшим корпораціям і найменшим підприємствам, оскільки всі організації повинні регулярно змінювати стратегії, щоб слідувати конкурентним тенденціям і очікуванням клієнтів.
Найчастіші організаційні зміни
За даними Society for Human Resources Management деякі з найпоширеніших організаційних змін включають зміни в процесах, зміни в керівництві та реструктуризацію компанії.
Новий процес або програми, включаючи цифрову трансформацію
Програми управління організаційними змінами часто застосовуються, коли компанії впроваджують нові технології, такі як перехід на хмарні технології або впровадження нової системи управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM). Цифрова трансформація стає все більш поширеною: офіси переходять на віддалену роботу, а роздрібні торговці переходять на онлайн-замовлення та доставку. Компанії також можуть змінювати важливий процес, наприклад спосіб залучення нових клієнтів.
Найбільш гнучка МВА-програма для лідерів та менеджерів у розпалі їх кар’єри. Почніть з курсу, який вам необхідний найбільше. Онлайн та офлайн.
Нові робочі обов’язки
Коли компанії переходять на нові продукти чи сервіси або працюють над підвищенням ефективності, співробітників можуть попросити змінити ролі. Деякі зміни призначаються в результаті скорочення витрат, звільнень, аутсорсингу або зусиль з автоматизації процесів, що ускладнює збереження попереднього рівня задоволеності працівників.
Нові лідери
Коли бізнес відчуває труднощі, це часто відображається на вищій структурі управління. Залучення нового генерального директора, президента, керівника відділу продажів або менеджера з маркетингу може бути ефективним способом впровадження нових бачень і руйнування статус-кво, щоб подолати стагнацію.
Реорганізація бізнес-підрозділів
Компанії часто реструктуризують підрозділи для підвищення ефективності. Велике підприємство може об’єднати в більшу функціональну одиницю маркетинг та продажі, наприклад. Реструктуризація також може відбутися, коли компанії мають справу зі змінами в нормативних документах, що регулюють діяльність компанії.
Корпоративне злиття та поглинання
Компанії беруть учать у M&A, щоб розширити свою діяльність або досягти певних фінансових цілей. Коли дві бізнес-культури поєднуються, потрібно внести корективи в стратегії та процеси для успішного досягнення нових корпоративних цілей.
Варті уваги приклади організаційних змін
Компанії мають різний рівень успіху у впровадженні організаційних змін. Згідно з опитуванням McKinsey & Company, у понад 70% компаній, які перебували в процесі цифрової трансформації, показники ефективності та розвитку впали. Причинами цього були і проблеми з ресурсами, і нечіткі стратегії діджиталізації, і неправильна культуру та відсутність основних компетенцій у співробітників. Приблизно 36% організацій змогли відновити темпи розвитку та діяльності після вирішення проблем.
Приклади успішних трансформацій
- Еволюція Amazon. За кілька десятиліть Amazon перетворився з невеликого книжкового онлайн-магазину в глобальну мережу роздрібної торгівлі. Amazon з самого початку інвестував значні кошти в технології, лідуючи в конкуренції з великими книготорговців, надаючи зручні для клієнтів інструменти онлайн-продажу. Він поступово розширював свої онлайн-пропозиції; вийшов за кордон; і став пропонувати послуги веб-хостингу, розширив лінійку товарів та ін. Зараз на Amazon припадає майже половина роздрібних онлайн-продажів у США.
- Система виробництва Toyota. Однією з найвідоміших історій трансформації є розробка Toyota того, що тепер відоме як філософія ощадливого виробництва. Стратегія компанії зосереджувалася на усуненні відходів у виробничих процесах, збереженні мінімальних запасів продукції та швидких змінах, коли потрібні були вдосконалення. Ця філософія зробила Toyota одним із провідних світових виробників автомобілів, і тисячі компаній у всьому світі перейняли ощадливі робочі процеси.
Неуспішні приклади трансформацій
Є також багато прикладів організаційних змін, які не були такими успішними. Ці компанії, як правило, не враховували бажання клієнтів, інновації конкурентів і внесок співробітників під час формулювання своїх планів розвитку бізнесу.
- Піднесення та падіння Blockbuster. Крах Blockbuster є класичним прикладом того, що компанія не встигає за конкурентами. Компанія сформувала інноваційну бізнес-модель для швидкого зростання індустрії прокату кінофільмів, але надто зосередилася на розвитку своєї звичайної мережі та провалила спробу конкурувати з Netflix на ринку замовлень мейлом та цифрового кіно.
- Невдача Motorola. Поява смартфона спричинила серйозні організаційні проблеми для Motorola, незважаючи на історію інновацій і ризиків компанії. Компанія не змогла помітити культурні зміни в тому, як споживачі хотіли використовувати свої мобільні телефони, а внутрішня суперечка серед керівництва призвела до різкого скорочення випуску інноваційних продуктів.
- Падіння топового рітейлера Sears. Як і багато інших звичайних роздрібних бізнесів, Sears намагався не відставати від онлайн-конкуренції. Компанія оголосила про банкрутство після закриття сотень магазинів. Крах компанії здебільшого пояснювався небажанням вищого керівництва інвестувати в оновлення магазинів або в запровадження нових пропозицій продуктів, зосередившись натомість на скороченні витрат в умовах уповільнення продажів.
Як змінити організаційну культуру
- Організаційна культура — це спільний набір переконань щодо стратегії та бачення розвитку компанії. За умови сильної корпоративної культуру співробітники знають, яка поведінка очікується, і прагнуть зеркалити цінності організації. Найуспішніші компанії, як правило, мають сильну організаційну культуру, а керівна команда поділяє ті самі культурні пріоритети та доносить ці цінності до всієї організації.
Лідери, які вивчають та слідують стратегіям управління організаційними змінами, зазвичай мають краще розуміння того, як змінити організаційну культуру. Наводимо деякі рекомендації щодо впровадження культурних змін:
1. Проаналізуйте існуючу культуру та цінності.
Перш ніж розробляти стратегію змін, лідери повинні визначити існуючу культуру. Чи відповідає поточна місія очікуванням працівників чи вона застаріла? Чи культура достатньо гнучка, щоб адаптуватися до великих організаційних змін? Чи є в історії компанії попередні зміни чи лідери, які сприяли розвитку культури?
2. Сформулюйте організаційні цілі.
Організація має визначити, де вона хоче бути в майбутньому і які норми поведінки допоможуть їй досягти цього. Організаційні цілі включають ключові зміни, такі як підвищення доходів або збільшення бази клієнтів новими цільовими аудиторіями, але й бувають і меньш амбіційні цілі, як-то розширення пулу програм з підвищення кваліфікації працівників.
3. Здійснюйте трансформацію повільно.
Культурні зміни не можна нав’язати працівникам, адже їх потрібно впроваджувати поетапно. Формальні та неформальні лідери організації можуть брати участь у зборі інформації про спільні цінності. Залучення працівників до створення нового бачення та стратегії може підвищити успіх культурних змін.
4. Займайтеся коучингом своєї команди.
Залежно від попередньої практики компанії, в компанії може виникнути необхідність навчити працівників новим технологічним навичкам або методам продуктивності. Групи підтримки та індивідуальні тренінги можуть допомогти залучити працівників у процеси трансформації. Наймання зовнішнього тренера може допомогти з мотивацією та особистим розвитком.
5. Вимірюйте та спостерігайте за прогресом.
Компанії повинні залишатися гнучкими та бути відкритими до змін у “культурних ідеалах”. Організації можуть запроваджувати програми винагород і визнання, щоб заохотити співробітників адаптувати спільну поведінку. Організації також можуть використовувати програми управління ефективністю, щоб допомогти окреслити очікування та забезпечити канал для зворотного зв’язку. Компанії також можуть проводити періодичні опитування для оцінки культурних змін.
Всередині організації кожен працівник відіграє різну роль у сприянні змінам. У той час як багато співробітників можуть виконувати дуже спеціалізовану роботу, керівники вищого рівня можуть мати інші цілі.
Лідери, наприклад, повинні бути сміливими, беручи на себе ризик. Їм потрібно поглянути на загальну картину та сформулювати зміни на високому рівні в компанії, пояснити, чому вони відбуваються, і мотивувати людей підтримати перехід. Щоб бути успішним лідером, ви повинні бути проникливими та знати, кого доручити виконувати процеси змін.
Менеджери більше зосереджені на тому, щоб зробити бізнес-перехід успішним. Вони зосереджені на впровадженні змін шляхом визначення окремих кроків, які мають відбутися, та їх послідовності. Керівники також зазвичай відповідають за розподіл ресурсів, таких як персонал, і визначення того, як вимірюється успіх. В ідеалі лідери також будуть менеджерами, але основний обов’язок керівника – знати, як розробляти, спрямовувати та формувати процеси змін.
Щоб досягти цього, у менеджери мають володіти певним набором навичок, таких як:
- Здатність чітко та ефективно спілкуватися — це включає в себе активне слухання своєї команди та колег
- Високий рівень емоційного інтелекту
- Сильні організаторські здібності
- Навички вирішення проблем і прийняття рішень
- Делегування без мікроменеджменту
Дізнайтеся більше про управлінські курси британської бізнес-школи >
Якщо ви шукаєте можливості покращити свої навички управління організаційними змінами, запишіться курс з організаційного “Управління процесами, людьми та організацією”. Ця програма покликана розвинути детальне уявлення про фактори, що впливають на те, як люди поводяться на роботі та як вони пов’язані з продуктивністю. Практичний курс допоможе розвинути реальні навички, навчить вас загальним стратегіям і підготує до вирішення будь-яких трансформаційних завдань, які виникнуть на вашому кар’єрному шляху.