Чому керівники мають розумітися на управлінні проєктами

Що об’єднує успішний запуск нового продукту, оптимізацію логістики чи масштабну маркетингову кампанію? Відповідь проста: усі ці завдання стають ефективнішими, якщо до них підходити як до проєктів із чіткими цілями, планами та інструментами контролю.

У цій статті ми розглянемо, як проєктний підхід може трансформувати бізнес, які дії керівників є вирішальними для успіху та чому знання з управління проєктами — це не лише для IT, а для будь-якої сфери.

Як це стосується власників бізнесу, керівників чи генеральних директорів, можете спитати ви? Марко О’Брохта у своїй статті “How Executives Can Act for Project Success“ пояснює, що успіх проєктів значною мірою залежить від активної участі керівників. Давайте розглянемо, чому це важливо, і як керівники можуть використовувати ці підходи для розвитку своїх компаній.

 

Чому керівники мають орієнтуватися в методах та підходах з управління проєктами?

Існує поширений міф, що управління проєктами — це завдання менеджерів середньої ланки або вузькопрофільних спеціалістів. Однак саме керівники визначають, чи матиме проєкт ресурси, підтримку та чіткі цілі. Згідно з дослідженням Марко О’Брохта, керівники, які активно залучені до проєктів, створюють умови для успішної реалізації завдань. Він виділяє три основні ролі керівників у проєктному підході:

1. Формування сприятливого середовища для команди.

Це включає забезпечення ресурсами, усунення перешкод та надання команді необхідної підтримки.

2. Участь у прийнятті критичних рішень.

Керівники повинні брати участь у визначенні ключових пріоритетів, ризиків і напрямків роботи.

3. Забезпечення підзвітності.

Успішні керівники чітко формулюють очікування та регулярно перевіряють прогрес виконання завдань.

Для українського бізнесу, що працює в надскладних та нестабільних умовах, за ситуації порушення ланцюгів доставок та обмеження ресурсів, ці ролі особливо важливі. Завдяки активній участі керівників у проєктах компанії можуть уникати хаосу та досягати значно кращих результатів. Використання проєктного підходу допомагає систематизувати роботу та зменшити хаос.

Управління проєктами — не лише для IT

Часто управління проєктами асоціюють лише з IT-сектором. Але насправді будь-яке завдання з чіткими цілями, часовими рамками та обмеженими ресурсами може стати проєктом. Наприклад:

• Розробка нового продукту.
• Оптимізація внутрішніх процесів.
• Проведення маркетингової кампанії.
• Організація заходів для співробітників або клієнтів.

Наприклад, під час запуску нової маркетингової кампанії компанія може структурувати процес як проєкт. Це дозволяє визначити конкретні KPI, розподілити завдання між членами команди, пропрацювати ризики та контролювати прогрес на кожному етапі.

 

Executive Questions: ключові питання для керівників

Розділ Executive Questions у статті О’Брохта підкреслює, наскільки важливо для керівників ставити правильні запитання, щоб забезпечити успіх проєктів та задач і не вдаватися в надмірну деталізацію. Ось кілька прикладів питань, які допомагають керівникам оцінити прогрес та вчасно виявити можливі проблеми:

• Які чіткі цілі визначено для цього проєкту?

Це питання допомагає зрозуміти, чи всі члени команди усвідомлюють очікування та кінцеву мету.

• Чи надано проєктній команді достатньо ресурсів?

Недостатність ресурсів є однією з найпоширеніших причин невдачі проєктів.

• Які основні ризики цього проєкту, і як ми їх контролюємо?

Виявлення ризиків на ранніх етапах дозволяє уникнути серйозних проблем у майбутньому.

• Як часто ми переглядаємо прогрес і обговорюємо його з командою?

Регулярні звіти та зустрічі забезпечують прозорість і дозволяють вчасно коригувати курс.

• Чи всі зацікавлені сторони залучені до процесу?

Відсутність взаємодії між різними рівнями команди або зовнішніми стейкхолдерами може призвести до розриву в комунікації та затримок.

Наступного разу, коли будете проводити зустріч з вашими проєктними менеджерами чи відповідальними за інновацію чи вирішення конкретної задачі, спробуйте поставити їм ці питання.

 

Що потрібно вам зробити вже зараз?

О’Брохта пропонує низку практичних кроків, які управлінці можуть застосувати для успішного управління будь-якими задачами в компанії, розглядаючи їх як проєкти:

1. Забезпечте регулярний зворотний зв’язок.
   Перевірка прогресу та обговорення результатів допомагає підтримувати темп виконання.
2. Фокусуйтеся на пріоритетах.
   Не всі задачі однаково важливі. Керівники повинні визначати, які завдання мають бути виконані першочергово.
3. Використовуйте проєктні інструменти.
   Наприклад, Trello, Asana чи Jira допоможуть краще контролювати завдання, а також візуалізувати прогрес.
4. Інвестуйте в навчання команд.
   Додаткове навчання членів команди з управління проєктами або використання нових технологій дасть змогу підвищити ефективність роботи.

 

Чи використовуєте ви можливості проєктних інструментів?

Сучасні провідні компанії мають у своєму арсеналі безліч цифрових інструментів, які дозволяють спростити процес управління проєктами та підвищити їх ефективність.

Однак діджитальні інструменти — це не лише привілей IT-компаній. Наприклад, логістичні або виробничі компанії можуть застосовувати Kanban-дошки для оптимізації ланцюгів поставок і координації процесів.

Ось лише кілька прикладів цифрових інструментів для впровадження проєктного підходу в компанії:

• Trello або Asana для управління завданнями: зручно структурувати задачі, призначати відповідальних і слідкувати за термінами.
• Microsoft Project для планування та контролю складних проєктів із багатьма залежностями.
• RACI-матриця для чіткого розподілу ролей, щоб уникнути дублювання зусиль і непорозумінь у команді.
• Канбан-дошка для візуалізації прогресу, яка дозволяє швидко і наочно бачити, що вже зроблено, а що потребує уваги.

Такі інструменти можуть допомогти оптимізувати роботу, наприклад, у сфері доставки або логістики. Використання інструментів для управління завданнями або для довгострокового планування часто згадується у кейсах міжнародних компаній, як спосіб зменшити затримки або підвищити ефективність на 10–15%.

 

 

Висновок

Для українських керівників сьогодні важливо не лише орієнтуватися в управлінні проєктами, а й активно впроваджувати цей підхід у своїх компаніях. Правильні питання, чітке планування та регулярний моніторинг прогресу допоможуть уникнути помилок і досягти довгострокових цілей.

Единбурзька бізнес-школа пропонує курс “Delivering Successful Projects“, на якому керівники та менеджери опановують всі ключові аспекти управління проєктами. Курс включає як теоретичні основи, так і практичні кейси, що допоможуть керівникам застосовувати проєктний підхід у своїй роботі.

Інвестиції в управління проєктами дають значний ROI. Компанії, що впроваджують проєктний підхід, скорочують витрати, підвищують ефективність та забезпечують прозорість роботи. За даними PMI (Project Management Institute), кожен долар, інвестований в управління проєктами, повертає компанії близько 10 доларів у вигляді покращених результатів.

Оберіть курс, що потрібен вам найбільше зараз