7 трендів в управлінні проектами у 2022 році – куди ми рухаємось?

7 Липня, 2022 3:17 pm Тренди в управлінні проєктами 2022

Які тенденції управління проектами ми побачимо в таких сферах, як планування ресурсів, співпраця, методи та інструменти? Як зміняться ролі учасників у середовищі проекту? І які нові виклики чекають на PMO? Огляд підготовлено ресурсом theprojectgroup.com. 

У цій статті  поглянемо на майбутні роки в гнучкому, традиційному та гібридному проектному середовищі. Однак тенденції не поширюються на всі галузі та типи проектів однаково. Ми поєднуємо власний досвід з інформацією з відкритих джерел і виводимо з цього основні моменти. На основі оцінок і прогнозів ви зможете реалізувати правильні стратегії для свого середовища управління проектами.

Розглянемо детальніше кожен з трендів, заснованих на дослідженнях

  1. Тренд 1: Планування ресурсів стає дедалі важливішим

  2. Тренд 2: Обмін знаннями продовжує зростати

  3. Тренд 3: Гнучкі та гібридні методи продовжують відігравати велику роль

  4. Тренд 4: Віддалена робота та гібридне робоче середовище з нами надовго

  5. Тренд 5: Управління змінами стає критичним

  6. Тренд 6: PMO стає більш стратегічним

  7. Тренд 7: Користуватися інструментами PM стає легше

За останні кілька років світ суттєво змінився – не в останню чергу через пандемію COVID-19, цифровізацію чи зміну клімату. Це також впливає на наш професійний світ.

Ось як німецьке Handelsblatt озвучило свій звіт про STEM Reporting (нім. MINT-Reporting) за листопад 2021 року: «Не вистачає понад 275 000 кваліфікованих спеціалістів – нестача експертів вже більша, ніж до COVID». Величезний розрив у майбутньому, що ставить перед сферою працевлаштування нові виклики.

Це впливає на навички, необхідні працівникам – так звані майбутні навички. Stifterverband і McKinsey & Company в своєму звіті «Future Skills Framework 2021» виділяють чотири категорії навичок:

• Традиційні навички

• Ключові цифрові навички

• Технологічні навички

• Трансформаційні навички

МБА дистанционно. международный МВА. Украина
Оберіть свій курс та отримайте сертифікат британського університету. Навчайтеся зручними мовами >>

Опитування 500 компаній і державних установ у Німеччині показало, які навички набудуть значення  протягом наступних кількох років.

Перш за все, респонденти вважали важливими вміння вирішувати проблеми, а також підприємницьку поведінку, ініціативу, стійкість і креативність. І саме ці навички набудуть значення протягом наступних кількох років згідно з опитуванням.

Ключові цифрові навички також переміщаються в центр уваги, як і гнучкі принципи роботи (agile working).

І все ж, які тенденції управління проектами можна вивести з цих досліджень? Перейдемо до наших прогнозів.

Тренд 1: Планування ресурсів стає дедалі важливішим

Планування ресурсів в управлінні проектами стає все більш важливим – навіть на найвищих рівнях. Повинні бути задіяні всі ролі.

Офіс управління проектами (PMO)
Таким чином, наприклад, PMO дедалі більше бере на себе координацію управління ресурсами разом із керівниками груп і менеджерами проектів. Разом із особами, які приймають рішення, цей центральний офіс має залучати кадри з відповідними навичками в перспективній манері.

Team leader
Керівники команд все більше беруть участь у забезпеченні постійного навчання з управління проєктами членів команди. Наприклад, перепідготовка персоналу є одним із способів постійного підвищення рівня знань. Метою має бути утримання працівників у довгостроковій перспективі. Розширення знань не тільки зміцнить зв’язки персоналу з компанією, але й забезпечить задоволення співробітників. Адже задоволення від власної роботи стає дедалі важливішим на швидкозмінному ринку праці.

Керівник проекту
Проєктні менеджери все більше займаються пошуком рішень для чітких цілей і соціальних навичок. Традиційно чітку мету можна було визначити за допомогою замовлення на проект. Однак сьогодні ми часто не можемо повністю визначити це, що робить необхідним інший підхід до питання. Крім того, постійно зростаюча кількість проектів означає, що зросла відповідальність керівників проектів належним чином піклуватися про все.

Члени команди
Опанування всього цього вимагає від членів команди відверто приймати невизначенність умов, і брак знань. Адже основною причиною невдалих проектів є відсутність цілей або їхнє нечітке визначення.

Управління ресурсами має бути повним і достатньо якісним.
На жаль, у більшості галузей і компаній ситуація з ресурсами не покращується. Є ті, у кого все ще замало працівників, і ті, у кого раптом стало забагато. Таким чином, тенденція до оптимізації навантаження на наявних співробітників не припиняється. Відповідальним особам доведеться спробувати зробити непередбачуване передбачуваним.

Для цього їм потрібно знати, над чим працюють їхні співробітники – не лише в проектах, а й у операційній діяльності.

Уникнути участі керівників команд у процесі координації між проектним та лінійним керівництвом буде неможливо. Лише розглядаючи обидві точки зору, ви отримаєте повне й, отже, надійне планування ресурсів.

Що ще гірше, нові вимоги до подальших проектів і майбутніх галузей знань з’являються з дедалі коротшими інтервалами. Їх потрібно більш гнучко враховувати при стратегічному плануванні потенціалу.

З цієї причини PMO та портфоліо-менеджери потребують ще кращої підтримки у плануванні змінних сценаріїв. Відповідно до пріоритетів і можливостей на найближчі місяці та роки вони повинні вирішити, які нові проекти почати і коли. Деякі також повинні бути дуже гнучкими у відкладенні проектів чи приймаючи рішення у зв’язку p  новими зовнішніми обставинами.

Приблизне, але повне планування ресурсів є більш корисним для цієї мети, ніж точне планування лише для кількох проектів. Зростає визнання підходу «Завершено і достатньо добре». Більше того, компанії все частіше відмовляються від Excel у контексті управління ресурсами, оскільки цей інструмент просто недостатньо гнучкий. Набагато краще для цього підходять спеціальні інструменти для управління ресурсами.

Запрошуємо на курс "Управління проєктами" Единбурзької бізнес-школи. Курс оснащує менеджерів і бізнесменів знаннями і навичками управління проєктами з використанням інтегративних концепцій, інструментів і методів.

Тренд 2: Обмін знаннями продовжує зростати

Ви, мабуть, знайомі з цією проблемою: гуру як єдине джерело, зберігаючи свої важливі знання при собі, створюють вузькі місця в плануванні ресурсів.

PM bottleneck_PM MBA

Якщо у вас занадто мало відповідних співробітників із подібними знаннями, яких ви можете задіяти одночасно, це призведе до конфліктів ресурсів. Чим ідентичніші навички наявних співробітників, тим легше буде їх призначити. Це автоматично зменшить кількість та конфліктів.

Однак це спрацює, лише якщо ви дійсно поділитеся знаннями. Отже, проблемою є не фактична кількість людей, а вузькі місця для певних навичок.

Ви можете діяти швидше самостійно в короткостроковій перспективі. Однак у довгостроковій перспективі ви станете ще більш швидкими тільки разом. У гнучких середовищах таке мислення є нормою. Проте для багатьох усталених традиційних організаційних структур таке переосмислення стане серйозною проблемою.

Тенденція до обміну знаннями стає все більш поширеною незалежно від галузі. Як тренд управління проектами, він все частіше проявляється серед молодого покоління.

Тренд 3: Гнучкі та гібридні методи продовжують відігравати велику роль

У традиційному середовищі управління проектами ми досі бачили зміну розподілу проектів у різних командах. Однак цей підхід стає все більш проблематичним. З іншого боку, у agile-середовищі команди залишаються незмінними протягом багатьох ітерацій. Вони працюють разом у прямому сенсі, щоб досягти корисних результатів.

Здійсненність, реалістичність і обсяг запланованих результатів оцінюються гнучкими командами заздалегідь і розділялися на спринти. Це робить набагато яснішим, чого насправді можна досягти, а чого ні. Всі знають:

  • Хто що вміє
  • На що можна покладатися
  • Що досить невизначене

Крім того, членам команди в злагодженій знайомій команді буде набагато легше ділитися знаннями.

Все більше і більше компаній успішно використовують цей підхід. Отже, гнучкі методи також залишаться популярними в майбутньому.

Гібридні підходи в реалізації проектів
У нашому швидкоплинному світі як ніколи важливо дивитися на зручність використання, а не на специфікації. За допомогою гнучких методів увага зосереджується на кінцевому продукті з самого початку. Однак існує відкритий підхід, і зручність використання регулярно ставиться під сумнів. Зрештою це може призвести до кінцевого продукту, який буде відрізнятися від початкового плану, але всі ним будуть задоволені.

Тренд 4: Гнучкі та гібридні методи продовжують відігравати велику роль

Нещодавно корпорація Майкрософт опублікувала перший щорічний Індекс тенденцій роботи у 2022 році. Він дає уявлення про благополуччя працівників у світі віддаленої роботи та показує, на що старшому персоналу слід звернути особливу увагу зараз.

Через COVID-19 значні сегменти робочої сили перейшли на роботу з дому та хочуть там залишитися. Проте іншим бракує взаємодії з колегами між ними, наприклад, біля кавомашини або в коридорі.

Стає очевидною чітка тенденція, яка також стосується проектного середовища майбутнього: потрібно знайти правильне поєднання віддаленої роботи та роботи на робочому місці, щоб задовольнити побажання працівників і втримати їх. Саме тут компанії повинні адаптуватися.

Тренд 5: Управління змінами стає критичним

project management vs changemanagement

У контексті цифровізації організаційні зміни часто впроваджуються як проекти. У цьому процесі часто щось йде не так. Впровадження нового програмного засобу, наприклад, може не принести бажаних переваг, оскільки потенційні користувачі не були належним чином адаптовані, підготовлені чи взяті з собою.

Щоб зробити проекти успішними, необхідно належним чином звернути увагу на процес змін в організації паралельно з фактичним впровадженням контенту. Це завдання управління змінами.

Від обсягу змін і кількості людей, яких це стосується, залежатиме, чи буде у проджект-менеджера завдання піклуватися про зміни. Проте, ймовірно, завжди має сенс залучати спеціалістів із управління змінами в таких ініціативах.

Можливо, цей інсайт не є новим, але останнім часом люди не тільки говорять про нього, але й реально враховують. Управління змінами є ключовим фактором успіху проектів у майбутньому.

Тренд 6: PMO стає більш стратегічним

PMO все більше бере на себе відповідальність за реалізацію стратегічних цілей. З організаційної точки зору найбільш вигідно, якщо PMO буде створено як виконавчий відділ із прямим доступом до вищого керівництва.

У цьому контексті успішне стратегічне планування потенціалу вимагає загального огляду ресурсів підприємства та належного управління навичками. Пошук і навчання проєктних менеджерів є важливими також з метою їх активного залучення до стратегічно цінних проектів.

Що стосується управління портфелем, PMO має більше працювати над припиненням слабших проектів у майбутньому. Цілеспрямована відмова та зупинка проекту дозволить вчасно звільнити співробітників для проектів з вищим пріоритетом.

Термін «fail cheap» не новий, але він особливо важливий у цьому контексті. Має сенс своєчасно розпізнати невдачу та вжити відповідних заходів до того, як збиток стане ще більшим. Це має бути впроваджено в  на рівні зміни організаційної культури, щоб у майбутньому такі провали в проєктах конвертувалися в успіх.

На майбутнє PMO повинні підготуватися до таких змін:

  • Міцніші зв’язки з вищим керівництвом
  • Вийти за рамки виключно створення стандартів і звітів
  • Більше координації в управлінні ресурсами
  • Посилення участі в управлінні портфелем
  • Гнучке використання методів проєктного управління
  • Індивідуальне керівництво та підтримка для керівників проектів у традиційних, гнучких або гібридних процесах і методах
  • Отримані уроки мають бути застосовані, а до  PM-процесів потрібно вносити поточні зміни

Тренд 7: Користуватися інструментами PM стає легше

Навіть зараз почати використовувати інструменти PM набагато легше, ніж раніше. Це стало можливим завдяки гнучкому використанню хмарних рішень.

Ці інструменти:

  • Простіші у використанні, оскільки не потрібно довго налаштовувати та встановлювати
  • Спрощують виставлення рахунків завдяки щомісячній ліцензії для кожного користувача
  • Створюють менше проблем, коли йдеться про доступ між компаніями
  • Стимулюють співпрацю
  • Дають можливість використовувати різні інструменти в кожному конкретному випадку
  • Їх легше запускати та використовувати в хмарі